Recomendaciones esenciales para la manipulación de documentos históricos
Trabajar con documentos históricos no solo implica conservar papel antiguo; significa proteger fragmentos irrepetibles de la memoria colectiva. Cada libro parroquial, acta, fotografía, mapa o manuscrito puede contener información invaluable que, con una manipulación incorrecta, podría deteriorarse de forma permanente.
A lo largo de los procesos de digitalización y manejo documental, hemos comprobado que muchos daños en archivos históricos no ocurren por el paso del tiempo, sino por malas prácticas durante su manipulación diaria. Por ello, compartimos algunas recomendaciones fundamentales para preservar adecuadamente este tipo de materiales.
Utilizar guantes adecuados
El contacto directo de las manos con el papel puede transferir grasa, sudor, humedad y residuos naturales de la piel que aceleran el deterioro del documento.
Se recomienda utilizar:
Guantes de nitrilo para documentos delicados o fotografías.
Guantes de algodón limpios para ciertos materiales secos y resistentes.
Sin embargo, en algunos casos específicos —como documentos extremadamente frágiles— especialistas prefieren manos limpias y secas para mantener mayor sensibilidad y evitar rasgaduras accidentales.
Usar mascarilla durante la manipulación
Aunque muchas veces se pasa por alto, hablar, respirar o estornudar cerca de documentos históricos puede transferir partículas de saliva, polvo y humedad.
El uso de mascarilla ayuda a:
• Reducir contaminación biológica.
• Evitar acumulación de humedad sobre superficies sensibles.
• Proteger tanto al documento como al operador, especialmente en archivos con presencia de hongos o polvo antiguo.
• Mantener las manos limpias y secas
Antes y después de manipular cualquier documento histórico, es indispensable lavar y secar completamente las manos.
Nunca deben utilizarse:
• Cremas
• Alcohol en gel recién aplicado
• Lociones
• Sustancias aceitosas
Los residuos químicos pueden quedar impregnados en el papel y alterar sus fibras con el tiempo.
Trabajar en superficies limpias y despejadas
El área de trabajo debe mantenerse libre de alimentos, bebidas, tinta, herramientas innecesarias o elementos que puedan generar manchas y accidentes.
Una mesa adecuada debe ser:
• Estable
• Limpia
• Seca
• Amplia
• Con buena iluminación
Además, se recomienda utilizar superficies lisas para evitar marcas o deformaciones en los documentos.
Evitar la exposición prolongada a la luz
La luz, especialmente la solar y ciertas luces artificiales intensas, puede provocar decoloración, debilitamiento del papel y pérdida de tinta.
Durante procesos de revisión o digitalización:
• Utilizar iluminación controlada.
• Evitar exposición directa al sol.
• Reducir el tiempo innecesario bajo fuentes de luz intensa.
• Manipular siempre con cuidado y soporte adecuado
• Nunca deben levantarse documentos antiguos desde una sola esquina o página.
Lo ideal es:
• Utilizar ambas manos.
• Apoyar completamente libros y tomos pesados.
• Emplear soportes o cunas para libros encuadernados.
• Pasar páginas lentamente y sin aplicar presión excesiva.
Muchos daños estructurales ocurren precisamente en lomos y uniones debilitadas.
Mantener control de humedad y temperatura
Los cambios bruscos de temperatura y humedad son uno de los principales enemigos de los archivos históricos.
Un ambiente inadecuado puede generar:
• Hongos
• Ondulación del papel
• Fragilidad
• Deterioro de tintas
• Aparición de insectos
Idealmente, los documentos deben almacenarse en espacios ventilados, secos y con condiciones ambientales estables.
No utilizar cintas adhesivas ni reparaciones improvisadas
Es común intentar “reparar” documentos dañados con cinta adhesiva, goma o pegamentos comerciales. Esto suele causar daños mucho más graves a largo plazo.
Cualquier restauración debe realizarse con materiales especializados y, de preferencia, por personal capacitado en conservación documental.
Digitalizar para preservar
La digitalización profesional permite reducir la manipulación constante de los documentos originales y facilita el acceso a la información sin comprometer su conservación.
Un proceso adecuado de digitalización debe contemplar:
• Manipulación segura.
• Iluminación correcta.
• Equipos apropiados.
• Control de calidad.
• Procesamiento de imagen.
• Respaldo y organización documental.
Traslado seguro de documentos hacia la sala de digitalización
Uno de los momentos de mayor riesgo para los documentos históricos ocurre durante su movilización dentro de las instalaciones. Un traslado inadecuado puede provocar caídas, deformaciones, desprendimientos o pérdida de material documental.
Por ello, recomendamos:
• Transportar los documentos en bandejas, cajas o carros adecuados y estables.
• Evitar cargar grandes volúmenes de documentos directamente en las manos.
• Mantener los expedientes organizados y en el mismo orden original durante todo el traslado.
• No doblar, comprimir o apilar excesivamente libros y legajos.
• Verificar que las rutas de traslado estén limpias, secas y libres de obstáculos.
• Minimizar recorridos innecesarios para reducir exposición al polvo, humedad y accidentes.
• Utilizar bolsas o cubiertas de protección para libros y documentos especialmente frágiles, ayudando a protegerlos contra polvo, roce, humedad accidental y daños durante el movimiento.
• En el caso de libros encuadernados o documentos delicados, es importante brindar soporte completo durante el traslado para evitar tensión en los lomos, hojas sueltas o encuadernaciones debilitadas.